Opetushallitus on ottanut käyttöön ChatGPT-pohjaisen työkalun, jolla se tehostaa kansalaisten sähköpostikyselyihin vastaamista. Tämä uusi teknologia, joka perustuu OpenAI:n kehittyneeseen GPT-4o-järjestelmään, on tuonut merkittävän parannuksen toiminnan tehokkuuteen. Aiemmin vastausten laatiminen kesti työntekijältä keskimäärin 30 minuuttia, mutta nyt uusi työkalu pystyy luomaan luonnoksen vain 60 sekunnissa.
Opetushallituksen julkaisemat tiedot paljastavat, että Correspondence Drafter -niminen työkalu on tällä hetkellä kokeiluvaiheessa. Työkalun avulla osaston työntekijät voivat syöttää ulkoisen kyselyn järjestelmään, joka sitten etsii relevanttia tietoa luonnostellakseen vastauksen. Järjestelmä hyödyntää neljää tietokokonaisuutta, jotka koostuvat osaston ohjeasiakirjoista ja standardivastauksista erilaisiin kyselyihin. Näiden asiakirjojen pituus vaihtelee 20:stä 200:aan sivuun, ja täydessä mittakaavassa työkalu tulee käyttämään yli 400 asiakirjaa.
Opetushallitus käsittelee tällä hetkellä noin 1 000 ulkoista yhteydenottoa kuukausittain, ja tavoitteena on, että järjestelmä voi tulevaisuudessa käsitellä noin 80 % näistä kyselyistä. Tämä tarkoittaa, että noin 800 kyselyä kuukaudessa käsiteltäisiin automaattisesti AI-järjestelmän avulla, mikä vapauttaisi työntekijöiden aikaa muihin tehtäviin ja parantaisi vastausten nopeutta ja laatua.
Työkalun käyttöön liittyy myös inhimillinen valvonta. Jokainen Correspondence Drafterin laatima luonnos tarkistetaan ennen sen lähettämistä julkisuuteen. Näin varmistetaan, että vastaukset ovat asianmukaisia ja oikeita. Lisäksi osastolla on käytössä raportointimekanismi, jonka avulla voidaan puuttua mahdollisiin ongelmiin, joita työkalun käytössä saattaa ilmetä.
Koulutusta ja ohjeistusta tarjotaan kaikille, jotka käyttävät tätä teknologiaa. Tämä sisältää muun muassa työkalun käyttötarkoituksen ja sen mahdollisuudet sekä rajoitukset. Työkalun kehittämisessä arvioitiin myös muiden vastaavien järjestelmien käyttöä, mutta Azure OpenAI:n tarjoamat mallit valittiin niiden tarjoaman lisäturvallisuuden ja jo olemassa olevan hyväksynnän vuoksi.
Kun työkalu otetaan kokonaisuudessaan käyttöön, sitä hallinnoi ServiceNow-palveluntarjoaja Opetushallituksen puolesta. Jatkuvaa arviointia ja kehitystä tehdään myös, jotta voidaan varmistaa työkalun tehokas ja asianmukainen toiminta.
Tämä uusi työkalu on osa laajempaa pyrkimystä tehostaa julkishallinnon toimintaa hyödyntämällä kehittyneitä teknologioita. Se edustaa askelta kohti nykyaikaisempaa ja tehokkaampaa palvelumallia, jossa automaation avulla parannetaan vastausten laatua ja nopeutta, samalla kun inhimillinen asiantuntemus säilyy osana prosessia. Tämä kehitys voi toimia esimerkkinä muille julkisen sektorin organisaatioille, jotka etsivät tapoja parantaa kansalaispalveluaan digitalisaation avulla.